Los profesionales de la salud están permanentemente sometidos a mucho estrés. A esto no escapan quienes se han decidido por la práctica independiente de la medicina. Con frecuencia, su calidad de vida se ve seriamente comprometida, por la presión de sostener la gestión de la consulta en números verdes. Conciliar la vida personal y laboral y ofrecer una excelente atención a tus pacientes puede parecer una misión imposible. Sin embargo, hoy voy a compartir contigo las claves para lograr una exitosa gestión de tu clínica.
Verás como no resulta tan difícil seguir tu vocación y tener una consulta rentable. Básicamente, tendrás que enfocarte en dos factores:
- La optimización del tiempo
- La captación y fidelización de los pacientes
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Optimizar el tiempo para mejorar la gestión de tu clínica
Una buena gestión clínica se caracteriza por sacar el máximo provecho a cada minuto. La idea es reducir las horas que dedicas a la consulta, sin desmejorar la atención al paciente. No es una paradoja, es una meta posible, que solo requiere de una buena planificación. Muchas veces no somos conscientes del impacto que tiene cada pequeña demora en los procesos del consultorio. Los pequeños retrasos en el registro de los pacientes se van acumulando, la gestión de las historias médicas o la facturación tienen un peso significativo en la rentabilidad de la consulta.
No malgastes tu tiempo, pues es un bien escaso y muy valioso. Cada segundo que se pierde por errores o fallas en los procesos es dinero que estás dejando de facturar y tiempo que le prestas a tu vida. Por eso es muy importante que, antes de nada, evalúes cuáles son los cuellos de botella de tu clínica. Muchas veces los grandes problemas se originan en las labores más sencillas y rutinarias. Como dice el refrán, “el diablo está en los detalles”. Por ejemplo, si el personal que recibe al paciente es también el que atiende el teléfono y asigna las citas, es muy probable que en varios momentos del día tenga que realizar varias tareas simultáneamente. Y está comprobado que el multitasking es poco productivo. Así es como se producen los dobles agendamientos, los errores de facturación y la pérdida de historias clínicas.
La buena noticia es que puedes automatizar muchas de estas actividades con un buen software medico o un software dental. Al liberar a tu equipo de esta carga, no solo minimizarás las oportunidades de error, sino que reducirás el estrés y favorecerás un buen clima laboral. Esto se reflejará en el desempeño de los trabajadores y tus pacientes recibirán una mejor atención.
No es necesario hacer grandes inversiones o cambios muy drásticos en tu consulta. Existen sistemas médicos, como DriCloud, que permiten la reserva online de citas y simplifican procesos administrativos, como la elaboración de informes, el control de inventarios o la emisión de facturas.
Además, este software en particular tiene integrada también la historia clínica electrónica. De esta manera, los registros de tus pacientes estarán permanentemente disponibles y bien resguardados. Como la data está alojada en la nube, puede ser consultada desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Si un paciente debe ser atendido por varios especialistas, cada uno de ellos podrá acceder a la historia y revisar o agregar las acciones terapéuticas indicadas.
Igualmente, el personal administrativo podrá visualizar la información que necesite para hacer los presupuestos y/o tramitar los cobros.
¿Cómo atraer y fidelizar pacientes?
Es poco probable que si tu gestión clínica es óptima, tu sala de espera esté vacía. No obstante, cuando se piensa en abrir una clínica privada, una de las principales preocupaciones de los médicos es cómo atraer pacientes. Aquí tendremos, entonces, que dar un paso atrás y comenzar refiriéndonos a los pasos previos a la apertura de un consultorio. Hay muchos aspectos que debes tener en cuenta antes de lanzarte a esta aventura.
Por ejemplo, es importante que al momento de elegir la ubicación de tu clínica prestes atención a las características de la zona. Las personas que viven en los alrededores son tus potenciales pacientes. Por lo tanto, si es un barrio donde la población mayoritaria es de la tercera edad, no sería conveniente abrir una clínica pediátrica. Igualmente, si los residentes tiene una condición socioeconómica baja, es poco probable que sean pacientes de una consulta privada de medicina estética. También deberás investigar cuál es tu competencia. Podría pensarse que si ya existen muchos médicos de tu misma especialidad en la comunidad, es casi imposible alcanzar una buena rentabilidad. Sin duda necesitarás hacer un arduo trabajo de marketing, para darte a conocer. Pero existe la posibilidad de ofrecer servicios complementarios y generar alianzas profesionales y redes de referencia.
En cualquier caso, no conviene que tu consulta esté escondida. No se trata de hacer grandes avisos, pero sí de tener una presencia notoria, ya sea por su ubicación a pie de calle o en una vía principal. Tus pacientes deben enterarse de que existe tu clínica. La visibilidad también puede potenciarse a través de la web, creando tu ficha en Google Maps. Pero de esto hablaremos con detalle un poco más adelante, cuando abordemos el tema de la presencia en internet. Una vez que ya has seleccionado el inmueble, debes prestar atención a su acondicionamiento. Además de cumplir con los requisitos de higiene y disposición de las áreas, que contempla la legislación, también tendrás que poner cuidado a la imagen que transmite. El espacio debe contribuir a reflejar tu profesionalismo. No en vano esa será la primera impresión que tendrán tus pacientes. La fachada del edificio debe estar bien mantenida, pues un exterior con las paredes rayadas o la pintura descascarada es poco atractiva. Asimismo, el diseño interior debe ser acogedor y favorecer el tránsito entre las distintas zonas de la clínica. El orden es un imperativo, al igual que la limpieza y pulcritud de toda la estancia.
Ahora que ya tenemos la infraestructura lista para abrir la clínica privada, debemos enfocarnos en las labores de marketing médico. Estas son vitales, no solo para atraer a nuevos pacientes, sino también para fidelizar a los que ya tengas. Existen muchas buenas prácticas, inspiradas en el mundo de los negocios, que pueden ayudarte a mejorar la rentabilidad de tu consulta. Cada vez más los esfuerzos de promoción se orientan hacia los medios digitales, por su amplio alcance y bajo coste. En este sentido, las campañas en redes sociales son muy efectivas, tanto para darte a conocer, como para construir tu marca personal.
Además de las técnicas de pago-por-clic de Google, Facebook, Twitter, etc., es conveniente aprovechar estos medios para publicar contenidos educativos. Mientras más informados estén tus pacientes sobre las nuevas terapias, o tengan la posibilidad de aclarar ciertas dudas sobre sus dolencias, mayor será la posibilidad de que acudan a tu clínica para tratarse. Estos mensajes no comerciales tienen una alta receptividad entre los usuarios de las redes, y actúan como un poderoso gancho para atraerlos a tu consulta. Lo ideal es que todas tus redes estén vinculadas o remitan a tu página web. Allí, además de un blog donde compilar todos los contenidos publicados, puedes tener módulos de reserva de citas online y otras utilidades de la gestión clínica, como solicitud de informes, facturas, etc. Una plataforma como la ya mencionada DriCloud o su versión de XDental para las clínicas dentales, incorporan todas estas funcionalidades, tanto las tareas administrativas como las de comunicación y gestión de los pacientes. Incluso integra la app de Apple Salud, para que el propio usuario pueda hacer el seguimiento de sus tratamientos y valores clínicos.
La guinda de una gestión clínica de excelencia
Siguiendo estos consejos comprobarás que abrir una clínica privada no solo puede ser muy rentable, sino que te permitirá ser el dueño de tu tiempo y disfrutar más cada faceta de tu vida. Pero no quisiéramos cerrar esta nota sin hacer mención a un tema que en los últimos tiempos ha sido un quebradero de cabeza para muchos colegas. Se trata de la nueva LOPD o el RGPD. El articulado del nuevo instrumento legal, el RGPD, es mucho más estricto que la versión anterior y contempla severas sanciones en caso de incumplimiento. Su intención es adecuarse a la normativa del Reglamento Europeo de Protección de Datos y unificar las regulaciones en toda la Comunidad.
Es importante que te asegures de garantizar la seguridad y protección de los datos de tus pacientes, conforme a lo allí establecido. Esto no se limita al resguardo de la información, sino que también incluye derechos de los pacientes, relativos a la obligatoriedad de su consentimiento para la compartición de los datos, acceso a sus historias médicas, potestad de solicitar cambios o supresión en los registros, etc. Para evitar que un descuido pueda llevarte a infringir esta ley y eche por tierra todo el trabajo que has hecho para que tu clínica prospere, nuestro sincero consejo es que busques asesoría profesional y no escatimes en utilizar las tecnologías que puedan garantizarte una mejor protección.
Artículo redactado por:
Dr. Enrique Galindo Martens
Dirección Médica
www.dricloud.com